La réception des factures électroniques est obligatoire depuis le 1er septembre 2026. L’émission le deviendra le 1er septembre 2027 pour la quasi-totalité des cabinets. Entre les deux, il reste un travail que personne ne peut faire à votre place : mettre votre référentiel en état.
Facturation électronique : ce qui s’applique aux cabinets de syndic et de gérance
Le calendrier, et ce qu’il veut dire pour un cabinet
Deux obligations distinctes, à deux dates distinctes.
| Date | Qui | Ce qui devient obligatoire |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Toute entreprise assujettie à la TVA | Pouvoir recevoir ses factures par une plateforme agréée |
| 1er septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI | Émettre ses factures au format électronique et transmettre les données de transaction |
| 1er septembre 2027 | PME, TPE et micro-entreprises | Émettre à son tour, avec la transmission des données |
Un cabinet de syndic ou d’administration de biens relève, dans l’immense majorité des cas, de la troisième ligne. Ses factures d’honoraires devront partir au format électronique, par une plateforme agréée, immatriculée par la DGFiP pour trois ans renouvelables. Une solution simplement compatible, par exemple un logiciel de facturation, peut rester en place, mais elle ne peut ni transmettre une facture à la plateforme du client, ni envoyer les données à l’administration.
Ce qui n’est pas une facture, et ne le devient pas
Trois documents du quotidien sortent du dispositif, et il vaut mieux le savoir avant de paramétrer quoi que ce soit.
- L’appel de fonds répartit une dépense entre copropriétaires. Il ne constate pas une opération entre deux assujettis.
- Le relevé individuel de charges non plus, et une ligne d’honoraires qui y figure ne devient pas une facture électronique du seul fait de la réforme.
- Le quittancement en gérance garde sa nature propre.
En revanche, la facture d’honoraires du cabinet, elle, entre pleinement dans le dispositif.
La question du destinataire, que les textes ne tranchent pas pour notre métier
Une facture d’entretien d’ascenseur concerne un immeuble. Le client, juridiquement, est le syndicat des copropriétaires, qui a la personnalité civile. Le cabinet est mandataire : il reçoit, contrôle, impute et paie, mais la facture ne lui est pas adressée.
La réforme, elle, raisonne en identités fiscales : un émetteur assujetti, un destinataire, des numéros. Les publications professionnelles qui traitent le sujet s’arrêtent toutes au même endroit, la qualification se fait dossier par dossier. Nous ne sommes ni avocats ni conseils fiscaux, et ce point mérite une position écrite de votre conseil habituel.
Ce que nous constatons, en revanche, est très concret : tant que la question du destinataire n’est pas tranchée dans vos dossiers, personne ne peut paramétrer correctement l’arrivée des flux.
Les quatre chantiers à mener avant l’été 2027
1. La plateforme. Demandez par écrit à votre éditeur par quelle plateforme agréée il passe et depuis quand elle est immatriculée. Une réponse vague est une réponse : le raccordement sera votre projet, pas le sien.
2. Le référentiel. C’est le chantier qui coûte du temps et qu’on découvre trop tard. Chaque syndicat, chaque mandant, chaque fournisseur doit porter une identité complète et juste : dénomination exacte, SIREN ou SIRET, numéro de TVA le cas échéant. Un flux structuré ne tolère pas l’approximation qu’un comptable rattrape aujourd’hui à l’œil.
3. Le circuit d’arrivée. Les factures n’arriveront plus dans une boîte e-mail que l’on dépouille le matin. Il faut décider qui contrôle, qui impute à l’immeuble et à la clé de répartition, qui valide le paiement, et ce qu’on fait d’une facture dont le rattachement est douteux.
4. L’émission des honoraires. Vérifiez dès maintenant que votre logiciel produit une facture conforme, et pas un simple document imprimable.
Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas
Disons-le clairement : nous ne sommes pas une plateforme agréée. Le choix de la plateforme reste le vôtre, ou celui de votre éditeur.
Ce que nous faisons, c’est le travail qui commence une fois la facture arrivée : contrôle, imputation à l’immeuble et à la clé, saisie dans votre logiciel, rapprochement, préparation des arrêtés. Un flux structuré supprime la frappe, pas le contrôle. Le temps qui disparaît est celui de la saisie ; celui qui reste, et qui pèse, est celui de l’imputation.
Nos équipes interviennent sur le traitement des factures fournisseurs et sur l’externalisation comptable des cabinets de syndic et de gérance, dans votre logiciel et avec vos règles.
Questions fréquentes
Devons-nous changer de logiciel métier ?
Pas nécessairement. La question est de savoir si votre éditeur se raccorde à une plateforme agréée, et dans quel délai.
Un syndic bénévole est-il concerné ?
Pas automatiquement. L’obligation suit la qualité d’assujetti à la TVA, qui se vérifie au cas par cas.
Et les copropriétés dont les factures sont réglées par le cabinet ?
Le circuit de paiement ne change pas. Ce qui change est le canal d’arrivée de la facture et l’exigence d’identification du destinataire.
Par où commencer si rien n’est fait ?
Par le référentiel. C’est le seul chantier qui ne se rattrape pas en quelques jours. Écrivez-nous si vous voulez un regard extérieur sur l’état du vôtre.
Sources : impots.gouv.fr, facturation électronique et plateformes agréées et economie.gouv.fr.