La date que tout le monde retient est septembre 2027, celle où les PME devront émettre leurs factures au format électronique. Mais l’obligation qui s’applique déjà est celle de la réception, en vigueur depuis le 1er septembre 2026. Et dans l’administration de biens, la difficulté n’est pas technique. Elle tient à une question de droit que les textes ne tranchent pas pour notre métier : sur une facture d’ascenseur, qui est le client, et qui doit la recevoir.
À retenir
- Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir ses factures par une plateforme agréée. Cela inclut le cabinet.
- Au 1er septembre 2027, l’émission devient obligatoire pour les PME, les TPE et les micro-entreprises, donc pour la quasi-totalité des cabinets.
- Les appels de fonds et les relevés individuels de charges ne sont pas des factures et ne deviennent pas électroniques pour autant.
- Le chantier réel n’est pas le choix de la plateforme. C’est la qualité du référentiel : identités, numéros et rattachement de chaque facture à son immeuble.
Ce qui est en vigueur depuis le 1er septembre 2026
Deux obligations distinctes ont pris effet à cette date. La première concerne tout le monde : les entreprises assujetties à la TVA et établies en France doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. La seconde ne touche que les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, qui doivent désormais émettre leurs factures au format électronique et transmettre leurs données de transaction à l’administration.
Le passage par un intermédiaire est obligatoire. L’émission comme la réception se font par une plateforme agréée, immatriculée par la DGFiP pour trois ans renouvelables. Une solution dite compatible, par exemple un logiciel de facturation, peut rester en place, mais elle ne peut ni transmettre une facture à la plateforme du client, ni envoyer les données à l’administration : elle doit s’appuyer sur une plateforme agréée.
Pour un cabinet, la conséquence est immédiate : les factures de ses propres fournisseurs, logiciel métier, télécommunications, assurance, loyer du bureau, lui arrivent déjà par ce canal lorsque le fournisseur est une grande entreprise ou une ETI. C’est le cas de la plupart des éditeurs de logiciels métier.
Ce qui change le 1er septembre 2027
À cette date, l’obligation d’émission s’étend aux petites et micro-entreprises, avec la transmission des données de transaction qui l’accompagne. Un cabinet de syndic ou d’administration de biens est, dans l’immense majorité des cas, concerné. Ses factures d’honoraires devront partir au format électronique, par une plateforme agréée.
Onze mois, c’est à la fois long et court. Long, parce que le choix d’une plateforme et son raccordement au logiciel métier se décident en quelques semaines. Court, parce que le travail qui conditionne tout le reste, la mise à jour du référentiel, se compte en mois quand le portefeuille dépasse quelques dizaines d’immeubles.
La question que personne ne tranche vraiment : qui est le client
Une facture d’entretien de chaudière concerne un immeuble. Le client, juridiquement, est le syndicat des copropriétaires, qui a la personnalité civile. Le cabinet, lui, est mandataire : il reçoit, contrôle, impute et paie, mais la facture ne lui est pas adressée.
La réforme raisonne en identités fiscales : un émetteur assujetti, un destinataire, des numéros. Or le syndic, le syndicat et le fournisseur ne sont pas la même personne, et le régime de TVA d’un syndicat se vérifie au cas par cas. Les publications professionnelles qui traitent le sujet s’arrêtent toutes au même endroit : la qualification se fait dossier par dossier.
Deux points semblent en revanche stabilisés. Les appels de fonds et les relevés individuels de charges ne sont pas des factures : ils répartissent une dépense entre copropriétaires, ils ne constatent pas une opération entre deux assujettis. Et une ligne d’honoraires dans un relevé de charges ne devient pas une facture électronique du seul fait de la réforme ; c’est la facture d’honoraires du cabinet qui, elle, entre dans le dispositif.
Nous ne sommes ni avocats ni conseils fiscaux, et ce point mérite une position écrite de votre conseil habituel. Ce que nous constatons, en revanche, c’est l’effet pratique : tant que la question du destinataire n’est pas tranchée dans vos dossiers, personne ne peut paramétrer correctement l’arrivée des flux.
Les quatre chantiers à mener d’ici l’été 2027
La plateforme. Commencez par demander à votre éditeur ce qu’il a prévu. Les suites métier annoncent presque toutes un raccordement, soit par leur propre plateforme, soit par un partenariat. Si la réponse est vague, c’est le signe qu’il faudra choisir une plateforme agréée par vous-même et traiter le raccordement comme un projet distinct.
Le référentiel. C’est le chantier qui coûte du temps et qu’on découvre trop tard. Chaque syndicat, chaque mandant, chaque fournisseur doit porter une identité complète et juste : dénomination exacte, SIREN ou SIRET, numéro de TVA le cas échéant. Un flux structuré ne tolère pas l’approximation qu’un comptable rattrape aujourd’hui à l’œil.
Le circuit d’arrivée. Les factures n’arriveront plus par une boîte e-mail que l’on dépouille le matin. Elles tomberont dans la plateforme, puis dans le logiciel. Il faut décider qui contrôle, qui impute à l’immeuble et à la clé de répartition, qui valide le paiement, et ce qu’on fait d’une facture dont le rattachement est douteux.
L’émission des honoraires. Le quittancement et les appels de fonds ne changent pas de nature. La facturation des honoraires, elle, devra être électronique. Vérifiez dès maintenant que votre logiciel produit une facture conforme, et pas un simple document imprimable.
Liste de contrôle avant l’été 2027
- Position écrite de votre conseil sur le traitement des factures adressées aux syndicats
- Réponse écrite de votre éditeur sur le raccordement à une plateforme agréée
- Plateforme agréée choisie, vérifiée dans la liste publiée par l’administration
- Référentiel des syndicats et des mandants complété : dénomination, SIREN ou SIRET, TVA
- Référentiel fournisseurs complété et dédoublonné
- Circuit de contrôle et d’imputation écrit, avec un responsable par étape
- Facture d’honoraires conforme produite par le logiciel, testée de bout en bout
- Un mois de factures traité en double circuit avant l’échéance
Ce que cela change dans la production comptable
Un flux structuré supprime la saisie, pas le contrôle. Le temps qui disparaît est celui de la frappe ; celui qui reste, et qui augmente, est celui de l’imputation : le bon immeuble, la bonne clé, le bon exercice, le bon fournisseur. C’est exactement là que le travail se joue, et c’est ce que nous traitons tous les jours pour nos clients, dans leur logiciel, avec leurs règles d’imputation.
Le détail des obligations appliquées à notre métier est repris sur notre page facturation électronique pour les syndics et les administrateurs de biens. Nos équipes interviennent sur le traitement des factures fournisseurs et sur l’externalisation comptable des cabinets de syndic et de gérance.
Si vous voulez savoir où en est votre référentiel avant d’engager quoi que ce soit, écrivez-nous. Nous regardons vos dossiers, et nous vous disons franchement ce qui doit être corrigé avant l’été.
Sources : impots.gouv.fr, facturation électronique et plateformes agréées et economie.gouv.fr, tout savoir sur la facturation électronique.