Tous les ans, la même scène. La clôture est passée depuis trois mois, la convocation doit partir dans dix jours, et il manque la facture d’eau du quatrième trimestre, le décompte d’un lot vendu en février et la ventilation d’un marché de travaux qui n’est pas soldé. L’arrêté se fait alors en urgence, et les erreurs qu’on y commet se paient à l’assemblée suivante.
Ce n’est pas un problème de compétence. C’est un problème de calendrier, et il se règle à rebours.
À retenir
- Le délai de six mois que tout le monde cite ne porte pas sur l’approbation des comptes, mais sur le vote du budget prévisionnel.
- En pratique les deux se votent à la même assemblée, donc le calendrier reste commandé par cette échéance.
- La convocation part au moins vingt et un jours avant l’assemblée, annexes comptables jointes. C’est ce jour-là que les comptes doivent être figés, pas la veille de la séance.
- Les cinq points qui font déraper un arrêté sont toujours les mêmes, et quatre se traitent avant la clôture.
Ce que dit vraiment le texte
L’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que l’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. C’est de là que vient la règle des six mois que tout le monde récite.
Deux nuances méritent d’être connues. D’abord, ce délai vise le budget prévisionnel, pas l’approbation des comptes de l’exercice écoulé, pour laquelle le texte ne fixe pas d’échéance propre. Ensuite, la rédaction de cet article est antérieure à la réforme comptable de mars 2005, ce qui alimente un débat régulier sur sa portée réelle.
En pratique, cela ne change rien à votre calendrier. Budget et comptes se votent à la même assemblée, et un syndic qui convoque au-delà de six mois s’expose à la critique, sinon à la contestation. Ce qui change, c’est la façon de répondre au copropriétaire qui vous cite le texte de travers.
Le calendrier à rebours
Prenons une clôture au 31 décembre et une assemblée au 15 mai. Voici où chaque chose doit être faite.
| Échéance | Ce qui doit être terminé |
|---|---|
| Assemblée, jour J | Présentation des comptes et du budget, pièces justificatives consultables |
| J moins 21 jours | Convocation envoyée, annexes comptables jointes. Les comptes sont figés |
| J moins 30 jours | Arrêté définitif, dernières écritures de régularisation, contrôle du conseil syndical |
| J moins 45 jours | Rapprochements bancaires soldés, lettrage terminé, régularisation des charges calculée |
| J moins 60 jours | Relance des fournisseurs pour les factures manquantes de l’exercice |
| J moins 90 jours | Inventaire des engagements non facturés et des travaux non soldés |
Lu dans ce sens, le travail ne commence pas en avril. Il commence à la mi-février, et la plus grande partie est faite avant que quiconque ait parlé de convocation.
Les cinq points qui font déraper un arrêté
Les charges engagées non facturées. La comptabilité de copropriété est une comptabilité d’engagement : une prestation exécutée en décembre appartient à l’exercice, même si la facture arrive en mars. Le réflexe de relancer les fournisseurs trois mois avant l’assemblée vaut mieux que toutes les écritures de rattrapage.
Les travaux hors budget non clôturés. Un marché voté, commencé, pas soldé, doit apparaître pour ce qu’il est, avec le réalisé et le reste à engager. C’est la ligne que les copropriétaires lisent le plus attentivement, et celle qui est le plus souvent présentée de façon incomplète.
Les mutations. Un lot vendu en cours d’exercice produit un décompte entre vendeur et acquéreur, une répartition au prorata, et parfois un solde réclamé à la mauvaise personne. Chaque mutation non traitée au fil de l’eau devient une réclamation à l’assemblée.
Les impayés. Un arrêté sincère montre les créances telles qu’elles sont, avec leur ancienneté. Les lisser ou les reporter sans explication fragilise le syndic bien plus que de les présenter franchement, procédures en cours à l’appui.
Le fonds de travaux. Ses mouvements, ses produits et son affectation doivent se lire sans ambiguïté. C’est un poste que les copropriétaires surveillent depuis qu’il est obligatoire, et dont la présentation approximative nourrit la défiance.
La liste de contrôle des trente derniers jours
- Rapprochements bancaires soldés sur tous les comptes, y compris les comptes séparés
- Lettrage des comptes copropriétaires et fournisseurs terminé
- Factures de l’exercice reçues, ou charges engagées constatées
- Travaux hors budget : réalisé, reste à engager, et résolutions correspondantes
- Mutations de l’exercice traitées, décomptes édités
- Régularisation des charges calculée et vérifiée sur deux ou trois lots témoins
- Fonds de travaux : mouvements et solde contrôlés
- Annexes comptables éditées et relues avant d’être jointes à la convocation
- Rendez-vous de contrôle avec le conseil syndical tenu, et ses remarques intégrées
Ce que nous faisons à ce moment de l’année
Nos équipes travaillent dans le logiciel du cabinet, avec ses clés de répartition et ses règles d’imputation. Sur la période d’arrêté, cela se traduit par trois choses concrètes : le lettrage et les rapprochements tenus à jour tout au long de l’exercice plutôt qu’en rattrapage, les relances fournisseurs lancées assez tôt pour que la comptabilité d’engagement ne se transforme pas en estimation, et les annexes préparées avec le temps de les relire.
Ce que nous ne faisons pas, et que personne ne peut faire à votre place : arbitrer. Décider qu’une dépense est imputable à telle clé, qu’un impayé part en procédure, qu’un marché est soldé, cela reste la responsabilité du gestionnaire et du syndic.
Si vos arrêtés se terminent systématiquement dans les quinze jours qui précèdent la convocation, le problème n’est presque jamais au mois de mai. Il est en novembre. Écrivez-nous et nous regarderons votre calendrier réel, pas le calendrier théorique.
Nos interventions sur l’externalisation comptable et la liste des logiciels métier sur lesquels nous travaillons sont détaillées sur le site.