Actualités

Sur le papier, une reprise de mandat est une formalité : l’ancien syndic remet, le nouveau reçoit, les comptes continuent. Dans les faits, la plupart des reprises se jouent sur ce qui manque, et le cabinet entrant découvre l’étendue du problème au moment où il prépare sa première assemblée, c’est-à-dire trop tard pour le traiter calmement.

Ce qui suit est la liste des points qui coincent réellement, et l’ordre dans lequel les traiter.

À retenir

• La remise est encadrée par la loi, en trois temps : quinze jours, un mois, trois mois.
• Un bordereau de remise signé des deux syndics, avec copie au conseil syndical, est la seule preuve de ce qui a été transmis. Il se réclame.
• Les sept points de friction sont toujours les mêmes, et six se repèrent dans la première semaine.
• Reprendre dans l’ordre, trésorerie puis soldes puis engagements, évite de refaire deux fois le même travail.

Ce que l’ancien syndic doit remettre, et quand

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 organise la passation en trois échéances.

Deux précisions utiles. La remise donne lieu à un bordereau signé par l’ancien et le nouveau syndic, dont une copie va au conseil syndical : c’est le seul document qui établit ce qui a été transmis, et il faut l’exiger plutôt que de l’espérer. Et si la remise n’arrive pas, le chemin est une mise en demeure, puis le juge, qui peut ordonner la transmission sous astreinte. Ce n’est pas une menace à brandir au premier retard, mais c’est une échéance à poser par écrit dès que le délai est dépassé.

Les sept points qui font dérailler une reprise

1. La trésorerie remise ne correspond pas aux comptes. C’est le premier contrôle, et le plus révélateur. Chèques émis non débités, virements en cours, fonds encore détenus sur un compte unique de l’ancien cabinet : l’écart se rattrape, mais il faut l’avoir mesuré avant de reprendre les écritures, pas après.

2. Les provisions appelées ne sont pas ventilées. Un solde copropriétaire global ne dit rien. Sans la ventilation par exercice, par clé et par nature d’appel, il est impossible d’imputer un règlement arrivant trois semaines plus tard, et la régularisation suivante sera fausse.

3. Les travaux en cours sont remis sans leur histoire. Un marché voté, des acomptes versés, une situation non soldée, parfois un emprunt collectif : tant qu’on n’a pas la résolution, le marché et les acomptes, le poste est une boîte noire qui ressortira à l’assemblée.

4. Les impayés arrivent sans historique. Un montant dû ne suffit pas. Il faut l’ancienneté, les échéanciers consentis, les frais déjà imputés et l’état des procédures. Une procédure en cours que personne ne reprend se périme.

5. Le fonds de travaux est mal identifié. Son solde, son affectation par lot, son placement éventuel : trois questions simples, rarement documentées dans la remise, et très regardées par les copropriétaires.

6. Les mutations récentes ne sont pas soldées. Une vente signée dans les semaines qui précèdent la reprise laisse un décompte vendeur-acquéreur en suspens, parfois un notaire qui attend une réponse. C’est le genre de dossier qui se réveille en réclamation six mois plus tard.

7. Les pièces justificatives manquent. Factures, contrats de maintenance, procès-verbaux d’assemblée : sans elles, le contrôle est impossible et la responsabilité du nouveau syndic commence à courir sur des comptes qu’il n’a pas pu vérifier.

L’ordre dans lequel nous reprenons

La tentation est de commencer par saisir, pour rattraper le retard. C’est l’erreur qui coûte le plus cher, parce qu’une imputation faite sur un solde faux est à refaire entièrement.

L’ordre qui tient est le suivant. D’abord la trésorerie : rapprochement du compte à la date de reprise, identification des opérations en circulation. Ensuite les soldes copropriétaires, ventilés par exercice et par clé, remis en face de la trésorerie. Puis les engagements : marchés en cours, emprunts, contrats, fonds de travaux. La saisie courante ne reprend qu’une fois ces trois couches posées, et c’est seulement là que le portefeuille redevient pilotable.

Sur un portefeuille de quelques dizaines d’immeubles, cette phase se compte en semaines, pas en jours. La prévoir évite de la subir.

Liste de contrôle des trente premiers jours

• Bordereau de remise signé, copie au conseil syndical
• Situation de trésorerie reçue, rapprochée du relevé bancaire à la date de reprise
• Comptes bancaires du syndicat identifiés, mandats mis à jour
• Soldes copropriétaires ventilés par exercice et par clé
• Impayés avec ancienneté, échéanciers et état des procédures
• Marchés de travaux en cours : résolution, marché, acomptes versés
• Fonds de travaux : solde, affectation, placement
• Mutations des six derniers mois : décomptes édités, notaires soldés
• Contrats de maintenance et d’assurance récupérés
• Trois derniers procès-verbaux d’assemblée en main
• Mise en demeure écrite prête si un délai légal est dépassé

Ce que nous faisons sur une reprise

Nous intervenons dans le logiciel du cabinet, avec ses clés et ses règles, sur exactement cette phase : rapprochement d’ouverture, reconstitution des soldes, ventilation des provisions, reprise des engagements. Le cabinet garde les arbitrages de gestion, nous prenons la charge de production qui, sans cela, s’ajoute au travail courant des gestionnaires au pire moment.

Deux pages détaillent le cadre : l’externalisation comptable et les logiciels métier sur lesquels nous travaillons. Notre article plus ancien sur la reprise comptable par un nouveau syndic en donne la méthode pas à pas.

Si vous avez une reprise qui arrive, le bon moment pour en parler est avant la remise, pas après. Écrivez-nous, nous regarderons le périmètre et le calendrier réel.

Sources : loi du 10 juillet 1965, article 18-2, Légifrance et ANIL, la fin de mission du syndic.

Tous les ans, la même scène. La clôture est passée depuis trois mois, la convocation doit partir dans dix jours, et il manque la facture d’eau du quatrième trimestre, le décompte d’un lot vendu en février et la ventilation d’un marché de travaux qui n’est pas soldé. L’arrêté se fait alors en urgence, et les erreurs qu’on y commet se paient à l’assemblée suivante.

Ce n’est pas un problème de compétence. C’est un problème de calendrier, et il se règle à rebours.

À retenir

• Le délai de six mois que tout le monde cite ne porte pas sur l’approbation des comptes, mais sur le vote du budget prévisionnel.
• En pratique les deux se votent à la même assemblée, donc le calendrier reste commandé par cette échéance.
• La convocation part au moins vingt et un jours avant l’assemblée, annexes comptables jointes. C’est ce jour-là que les comptes doivent être figés, pas la veille de la séance.
• Les cinq points qui font déraper un arrêté sont toujours les mêmes, et quatre se traitent avant la clôture.

Ce que dit vraiment le texte

L’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que l’assemblée générale appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. C’est de là que vient la règle des six mois que tout le monde récite.

Deux nuances méritent d’être connues. D’abord, ce délai vise le budget prévisionnel, pas l’approbation des comptes de l’exercice écoulé, pour laquelle le texte ne fixe pas d’échéance propre. Ensuite, la rédaction de cet article est antérieure à la réforme comptable de mars 2005, ce qui alimente un débat régulier sur sa portée réelle.

En pratique, cela ne change rien à votre calendrier. Budget et comptes se votent à la même assemblée, et un syndic qui convoque au-delà de six mois s’expose à la critique, sinon à la contestation. Ce qui change, c’est la façon de répondre au copropriétaire qui vous cite le texte de travers.

Le calendrier à rebours

Prenons une clôture au 31 décembre et une assemblée au 15 mai. Voici où chaque chose doit être faite.

Lu dans ce sens, le travail ne commence pas en avril. Il commence à la mi-février, et la plus grande partie est faite avant que quiconque ait parlé de convocation.

Les cinq points qui font déraper un arrêté

Les charges engagées non facturées. La comptabilité de copropriété est une comptabilité d’engagement : une prestation exécutée en décembre appartient à l’exercice, même si la facture arrive en mars. Le réflexe de relancer les fournisseurs trois mois avant l’assemblée vaut mieux que toutes les écritures de rattrapage.

Les travaux hors budget non clôturés. Un marché voté, commencé, pas soldé, doit apparaître pour ce qu’il est, avec le réalisé et le reste à engager. C’est la ligne que les copropriétaires lisent le plus attentivement, et celle qui est le plus souvent présentée de façon incomplète.

Les mutations. Un lot vendu en cours d’exercice produit un décompte entre vendeur et acquéreur, une répartition au prorata, et parfois un solde réclamé à la mauvaise personne. Chaque mutation non traitée au fil de l’eau devient une réclamation à l’assemblée.

Les impayés. Un arrêté sincère montre les créances telles qu’elles sont, avec leur ancienneté. Les lisser ou les reporter sans explication fragilise le syndic bien plus que de les présenter franchement, procédures en cours à l’appui.

Le fonds de travaux. Ses mouvements, ses produits et son affectation doivent se lire sans ambiguïté. C’est un poste que les copropriétaires surveillent depuis qu’il est obligatoire, et dont la présentation approximative nourrit la défiance.

La liste de contrôle des trente derniers jours

• Rapprochements bancaires soldés sur tous les comptes, y compris les comptes séparés
• Lettrage des comptes copropriétaires et fournisseurs terminé
• Factures de l’exercice reçues, ou charges engagées constatées
• Travaux hors budget : réalisé, reste à engager, et résolutions correspondantes
• Mutations de l’exercice traitées, décomptes édités
• Régularisation des charges calculée et vérifiée sur deux ou trois lots témoins
• Fonds de travaux : mouvements et solde contrôlés
• Annexes comptables éditées et relues avant d’être jointes à la convocation
• Rendez-vous de contrôle avec le conseil syndical tenu, et ses remarques intégrées

Ce que nous faisons à ce moment de l’année

Nos équipes travaillent dans le logiciel du cabinet, avec ses clés de répartition et ses règles d’imputation. Sur la période d’arrêté, cela se traduit par trois choses concrètes : le lettrage et les rapprochements tenus à jour tout au long de l’exercice plutôt qu’en rattrapage, les relances fournisseurs lancées assez tôt pour que la comptabilité d’engagement ne se transforme pas en estimation, et les annexes préparées avec le temps de les relire.

Ce que nous ne faisons pas, et que personne ne peut faire à votre place : arbitrer. Décider qu’une dépense est imputable à telle clé, qu’un impayé part en procédure, qu’un marché est soldé, cela reste la responsabilité du gestionnaire et du syndic.

Si vos arrêtés se terminent systématiquement dans les quinze jours qui précèdent la convocation, le problème n’est presque jamais au mois de mai. Il est en novembre. Écrivez-nous et nous regarderons votre calendrier réel, pas le calendrier théorique.

Nos interventions sur l’externalisation comptable et la liste des logiciels métier sur lesquels nous travaillons sont détaillées sur le site.

Sources : loi du 10 juillet 1965, article 14-1, Légifrance.

La date que tout le monde retient est septembre 2027, celle où les PME devront émettre leurs factures au format électronique. Mais l’obligation qui s’applique déjà est celle de la réception, en vigueur depuis le 1er septembre 2026. Et dans l’administration de biens, la difficulté n’est pas technique. Elle tient à une question de droit que les textes ne tranchent pas pour notre métier : sur une facture d’ascenseur, qui est le client, et qui doit la recevoir.

À retenir

• Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir ses factures par une plateforme agréée. Cela inclut le cabinet.
• Au 1er septembre 2027, l’émission devient obligatoire pour les PME, les TPE et les micro-entreprises, donc pour la quasi-totalité des cabinets.
• Les appels de fonds et les relevés individuels de charges ne sont pas des factures et ne deviennent pas électroniques pour autant.
• Le chantier réel n’est pas le choix de la plateforme. C’est la qualité du référentiel : identités, numéros et rattachement de chaque facture à son immeuble.

Ce qui est en vigueur depuis le 1er septembre 2026

Deux obligations distinctes ont pris effet à cette date. La première concerne tout le monde : les entreprises assujetties à la TVA et établies en France doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. La seconde ne touche que les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, qui doivent désormais émettre leurs factures au format électronique et transmettre leurs données de transaction à l’administration.

Le passage par un intermédiaire est obligatoire. L’émission comme la réception se font par une plateforme agréée, immatriculée par la DGFiP pour trois ans renouvelables. Une solution dite compatible, par exemple un logiciel de facturation, peut rester en place, mais elle ne peut ni transmettre une facture à la plateforme du client, ni envoyer les données à l’administration : elle doit s’appuyer sur une plateforme agréée.

Pour un cabinet, la conséquence est immédiate : les factures de ses propres fournisseurs, logiciel métier, télécommunications, assurance, loyer du bureau, lui arrivent déjà par ce canal lorsque le fournisseur est une grande entreprise ou une ETI. C’est le cas de la plupart des éditeurs de logiciels métier.

Ce qui change le 1er septembre 2027

À cette date, l’obligation d’émission s’étend aux petites et micro-entreprises, avec la transmission des données de transaction qui l’accompagne. Un cabinet de syndic ou d’administration de biens est, dans l’immense majorité des cas, concerné. Ses factures d’honoraires devront partir au format électronique, par une plateforme agréée.

Onze mois, c’est à la fois long et court. Long, parce que le choix d’une plateforme et son raccordement au logiciel métier se décident en quelques semaines. Court, parce que le travail qui conditionne tout le reste, la mise à jour du référentiel, se compte en mois quand le portefeuille dépasse quelques dizaines d’immeubles.

La question que personne ne tranche vraiment : qui est le client

Une facture d’entretien de chaudière concerne un immeuble. Le client, juridiquement, est le syndicat des copropriétaires, qui a la personnalité civile. Le cabinet, lui, est mandataire : il reçoit, contrôle, impute et paie, mais la facture ne lui est pas adressée.

La réforme raisonne en identités fiscales : un émetteur assujetti, un destinataire, des numéros. Or le syndic, le syndicat et le fournisseur ne sont pas la même personne, et le régime de TVA d’un syndicat se vérifie au cas par cas. Les publications professionnelles qui traitent le sujet s’arrêtent toutes au même endroit : la qualification se fait dossier par dossier.

Deux points semblent en revanche stabilisés. Les appels de fonds et les relevés individuels de charges ne sont pas des factures : ils répartissent une dépense entre copropriétaires, ils ne constatent pas une opération entre deux assujettis. Et une ligne d’honoraires dans un relevé de charges ne devient pas une facture électronique du seul fait de la réforme ; c’est la facture d’honoraires du cabinet qui, elle, entre dans le dispositif.

Nous ne sommes ni avocats ni conseils fiscaux, et ce point mérite une position écrite de votre conseil habituel. Ce que nous constatons, en revanche, c’est l’effet pratique : tant que la question du destinataire n’est pas tranchée dans vos dossiers, personne ne peut paramétrer correctement l’arrivée des flux.

Les quatre chantiers à mener d’ici l’été 2027

La plateforme. Commencez par demander à votre éditeur ce qu’il a prévu. Les suites métier annoncent presque toutes un raccordement, soit par leur propre plateforme, soit par un partenariat. Si la réponse est vague, c’est le signe qu’il faudra choisir une plateforme agréée par vous-même et traiter le raccordement comme un projet distinct.

Le référentiel. C’est le chantier qui coûte du temps et qu’on découvre trop tard. Chaque syndicat, chaque mandant, chaque fournisseur doit porter une identité complète et juste : dénomination exacte, SIREN ou SIRET, numéro de TVA le cas échéant. Un flux structuré ne tolère pas l’approximation qu’un comptable rattrape aujourd’hui à l’œil.

Le circuit d’arrivée. Les factures n’arriveront plus par une boîte e-mail que l’on dépouille le matin. Elles tomberont dans la plateforme, puis dans le logiciel. Il faut décider qui contrôle, qui impute à l’immeuble et à la clé de répartition, qui valide le paiement, et ce qu’on fait d’une facture dont le rattachement est douteux.

L’émission des honoraires. Le quittancement et les appels de fonds ne changent pas de nature. La facturation des honoraires, elle, devra être électronique. Vérifiez dès maintenant que votre logiciel produit une facture conforme, et pas un simple document imprimable.

Liste de contrôle avant l’été 2027

• Position écrite de votre conseil sur le traitement des factures adressées aux syndicats
• Réponse écrite de votre éditeur sur le raccordement à une plateforme agréée
• Plateforme agréée choisie, vérifiée dans la liste publiée par l’administration
• Référentiel des syndicats et des mandants complété : dénomination, SIREN ou SIRET, TVA
• Référentiel fournisseurs complété et dédoublonné
• Circuit de contrôle et d’imputation écrit, avec un responsable par étape
• Facture d’honoraires conforme produite par le logiciel, testée de bout en bout
• Un mois de factures traité en double circuit avant l’échéance

Ce que cela change dans la production comptable

Un flux structuré supprime la saisie, pas le contrôle. Le temps qui disparaît est celui de la frappe ; celui qui reste, et qui augmente, est celui de l’imputation : le bon immeuble, la bonne clé, le bon exercice, le bon fournisseur. C’est exactement là que le travail se joue, et c’est ce que nous traitons tous les jours pour nos clients, dans leur logiciel, avec leurs règles d’imputation.

Le détail des obligations appliquées à notre métier est repris sur notre page facturation électronique pour les syndics et les administrateurs de biens. Nos équipes interviennent sur le traitement des factures fournisseurs et sur l’externalisation comptable des cabinets de syndic et de gérance.

Si vous voulez savoir où en est votre référentiel avant d’engager quoi que ce soit, écrivez-nous. Nous regardons vos dossiers, et nous vous disons franchement ce qui doit être corrigé avant l’été.

Sources : impots.gouv.fr, facturation électronique et plateformes agréées et economie.gouv.fr, tout savoir sur la facturation électronique.