Sur le papier, une reprise de mandat est une formalité : l’ancien syndic remet, le nouveau reçoit, les comptes continuent. Dans les faits, la plupart des reprises se jouent sur ce qui manque, et le cabinet entrant découvre l’étendue du problème au moment où il prépare sa première assemblée, c’est-à-dire trop tard pour le traiter calmement.
Ce qui suit est la liste des points qui coincent réellement, et l’ordre dans lequel les traiter.
À retenir
- La remise est encadrée par la loi, en trois temps : quinze jours, un mois, trois mois.
- Un bordereau de remise signé des deux syndics, avec copie au conseil syndical, est la seule preuve de ce qui a été transmis. Il se réclame.
- Les sept points de friction sont toujours les mêmes, et six se repèrent dans la première semaine.
- Reprendre dans l’ordre, trésorerie puis soldes puis engagements, évite de refaire deux fois le même travail.
Ce que l’ancien syndic doit remettre, et quand
L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 organise la passation en trois échéances.
| Délai | Ce qui doit être remis |
|---|---|
| 15 jours | La situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque |
| 1 mois | L’ensemble des documents et archives du syndicat |
| 3 mois | L’état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture |
Deux précisions utiles. La remise donne lieu à un bordereau signé par l’ancien et le nouveau syndic, dont une copie va au conseil syndical : c’est le seul document qui établit ce qui a été transmis, et il faut l’exiger plutôt que de l’espérer. Et si la remise n’arrive pas, le chemin est une mise en demeure, puis le juge, qui peut ordonner la transmission sous astreinte. Ce n’est pas une menace à brandir au premier retard, mais c’est une échéance à poser par écrit dès que le délai est dépassé.
Les sept points qui font dérailler une reprise
1. La trésorerie remise ne correspond pas aux comptes. C’est le premier contrôle, et le plus révélateur. Chèques émis non débités, virements en cours, fonds encore détenus sur un compte unique de l’ancien cabinet : l’écart se rattrape, mais il faut l’avoir mesuré avant de reprendre les écritures, pas après.
2. Les provisions appelées ne sont pas ventilées. Un solde copropriétaire global ne dit rien. Sans la ventilation par exercice, par clé et par nature d’appel, il est impossible d’imputer un règlement arrivant trois semaines plus tard, et la régularisation suivante sera fausse.
3. Les travaux en cours sont remis sans leur histoire. Un marché voté, des acomptes versés, une situation non soldée, parfois un emprunt collectif : tant qu’on n’a pas la résolution, le marché et les acomptes, le poste est une boîte noire qui ressortira à l’assemblée.
4. Les impayés arrivent sans historique. Un montant dû ne suffit pas. Il faut l’ancienneté, les échéanciers consentis, les frais déjà imputés et l’état des procédures. Une procédure en cours que personne ne reprend se périme.
5. Le fonds de travaux est mal identifié. Son solde, son affectation par lot, son placement éventuel : trois questions simples, rarement documentées dans la remise, et très regardées par les copropriétaires.
6. Les mutations récentes ne sont pas soldées. Une vente signée dans les semaines qui précèdent la reprise laisse un décompte vendeur-acquéreur en suspens, parfois un notaire qui attend une réponse. C’est le genre de dossier qui se réveille en réclamation six mois plus tard.
7. Les pièces justificatives manquent. Factures, contrats de maintenance, procès-verbaux d’assemblée : sans elles, le contrôle est impossible et la responsabilité du nouveau syndic commence à courir sur des comptes qu’il n’a pas pu vérifier.
L’ordre dans lequel nous reprenons
La tentation est de commencer par saisir, pour rattraper le retard. C’est l’erreur qui coûte le plus cher, parce qu’une imputation faite sur un solde faux est à refaire entièrement.
L’ordre qui tient est le suivant. D’abord la trésorerie : rapprochement du compte à la date de reprise, identification des opérations en circulation. Ensuite les soldes copropriétaires, ventilés par exercice et par clé, remis en face de la trésorerie. Puis les engagements : marchés en cours, emprunts, contrats, fonds de travaux. La saisie courante ne reprend qu’une fois ces trois couches posées, et c’est seulement là que le portefeuille redevient pilotable.
Sur un portefeuille de quelques dizaines d’immeubles, cette phase se compte en semaines, pas en jours. La prévoir évite de la subir.
Liste de contrôle des trente premiers jours
- Bordereau de remise signé, copie au conseil syndical
- Situation de trésorerie reçue, rapprochée du relevé bancaire à la date de reprise
- Comptes bancaires du syndicat identifiés, mandats mis à jour
- Soldes copropriétaires ventilés par exercice et par clé
- Impayés avec ancienneté, échéanciers et état des procédures
- Marchés de travaux en cours : résolution, marché, acomptes versés
- Fonds de travaux : solde, affectation, placement
- Mutations des six derniers mois : décomptes édités, notaires soldés
- Contrats de maintenance et d’assurance récupérés
- Trois derniers procès-verbaux d’assemblée en main
- Mise en demeure écrite prête si un délai légal est dépassé
Ce que nous faisons sur une reprise
Nous intervenons dans le logiciel du cabinet, avec ses clés et ses règles, sur exactement cette phase : rapprochement d’ouverture, reconstitution des soldes, ventilation des provisions, reprise des engagements. Le cabinet garde les arbitrages de gestion, nous prenons la charge de production qui, sans cela, s’ajoute au travail courant des gestionnaires au pire moment.
Deux pages détaillent le cadre : l’externalisation comptable et les logiciels métier sur lesquels nous travaillons. Notre article plus ancien sur la reprise comptable par un nouveau syndic en donne la méthode pas à pas.
Si vous avez une reprise qui arrive, le bon moment pour en parler est avant la remise, pas après. Écrivez-nous, nous regarderons le périmètre et le calendrier réel.
Sources : loi du 10 juillet 1965, article 18-2, Légifrance et ANIL, la fin de mission du syndic.